チャットツールと合わせて業務時間を劇的に効率化

Gyazoはスクリーンショットを撮り、チャットやSNSで共有するツール。Gyazo Teamsはその企業版です。

今回は、Gyazo Teamsのユーザーとして、中嶌大会計事務所の松村さんと黒仁田さんにお話を伺いました。

中嶌大会計事務所は奈良県にある税理士事務所です。通常の税務的サービスも行っていますが、業務改善のコンサルティングも行っているのが特徴です。

中嶌大会計事務所のオフィス。非営利法人の社会福祉法人や財団・社団法人、宗教法人に向けて経理業務の効率化のコンサルティングや税務の支援を行っている。松村さん(右)は元金融機関の出身で、入所12年目のベテラン。黒仁田さんは入所4年目の後輩。

Gyazo Teams導入のきっかけ

Gyazo Teams導入のきっかけは、東京にある会計ソフトのメーカーからの紹介でした。

「実際使ってみると、あ、けっこう使う機会あると。それでどんどん使い始めました」

業務時間を劇的に効率化

Gyazo Teams導入以前、松村さんには困っている出来事があったそうです。

「お客さんから、われわれがご提供する会計ソフトの操作方法に関するお問い合わせがすごく多かった。それに対応して時間をけっこうとられていました」

電話で「そのボタンをクリックして、次に…」と説明していると、どうしても一回の電話が長くなります。

「スクリーンショットを撮ってチャットで送ったらいいんじゃないかということで、はじめはスクリーンショットをふつうに撮って送っていたんです。けれども、スクリーンショットを撮ってからチャットに投げるまでのいろいろな編集に手間がかかって、結局はあまり効率化できなかった」

 そんな時に紹介されたのがGyazo Teams。スクリーンショットを撮ると同時に画像がサーバに保存され、リンクがクリップボードに入ります。あとはメールであれチャットであれ、ワンタッチで貼り付ければOK。重要な箇所の強調や注釈の挿入、モザイク挿入機能などの編集機能もあります。

「URLをぽんと投げるだけだから、便利だし、早いんじゃないのということで、いまはこれをメインに使っています」

参照したい箇所がダイレクトに伝わる 

黒仁田さんは、入所4年目。まだまだ先輩にアドバイスを求める時があるそうです。

「国税庁のホームページのあそこを見てご覧とURLをもらっても、PDFファイルだったりすると、どこの部分かわからなかったりするんですね。Gyazo Teamsがいいと思ったのは必要な部分を切り取った上でページ全体も見られるようにジャンプできる点です」

Gyazo Teamsのページには、画像といっしょにスクリーンショットを撮ったページのリンクが表示されます。国税庁のタックスアンサーのページは1日に2、3度は参照するので、Gyazo Teamsは手放せません。

コミュニケーションがスムーズに

Gyazo Teamsを導入した具体的な効果は、時短です。Gyazo Teamsとチャットツールを組み合わせて使うと、より効果が高くなる。中嶌大会計事務所ではChatworkを利用しています。

「画像を見るだけで一発でわかるということで、お客様にも利便性が上がったと言われております。レスポンスが早くなったし、音声でああだこうだというよりも、わかりやすくなったと思います」

事務所のお客様はある程度高齢で、パソコンに不慣れな人が多い。それでもオススメすると、チャットを使ってくれます。

「担当者色に染まるというか……ぼくが外に出ていることが多いので、電話はつながらないという認識を持たれている。それで、投げれば数分後には答えが帰ってくるチャットを使ってくださるんですね」

 ソフトの使い方の説明は平均して1日に2、3件あるそうです。

「昔、電話を使っていた時は、1件について15分くらいはかかっていました。チャットとGyazo Teamsの組み合わせにしてからは2往復5分以内で終わっています」

操作説明の決め手は動画

Gyazo Teamsは動画撮影にも対応しています。メニューを出して、項目を選んで、あらわれたダイアログボックスでなにを選ぶか…といった一連の流れをgif形式で保存できます。

「これはソフトの操作方法の説明に便利です。何個もボタンを押さないとたどり着けないような機能への導線を説明する時には必須ですね。できれば、いまの1分以内という制限をもう少し長くしてほしいくらいです」


たしかにソフトの使い方の説明をするのに画面遷移を表現できる動画は便利ですね。これからもGyazo Teamsをよろしくお願いします。

 

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