海外展開にGyazo Teamsが不可欠な理由とは

 

株式会社ディバータは、3,000社以上の導入実績を誇るコンテンツ管理システム「RCMS」を開発・提供しています。近年では、日本だけでなく、マレーシアやインドにも開発と販売の拠点を置き、RCMSのアジアでの普及に力を入れています。日本拠点でもエンジニアの5割以上は外国人というのも同社の特徴です。

今回は、代表取締役の加藤様にお話を伺いました。

顧客とのメールのやり取りが半分に減る

――Gyazo Teamsを導入したきっかけを教えてください。

弊社は日本、マレーシア、インドに拠点があり、中間地点のマレーシアで定期的に合宿を行っています。2017年は約1カ月マレーシアで合宿を行いましたが、その際の気づきとして、画像を共有するとコミュニケーションが格段に進むという体験がありました。

英語や遠隔でプロジェクトを推進しているとコミュニケーションに苦労することは多いです。日本語をそのまま英語に翻訳してテキストで伝えるよりも、「画像と最低限のテキスト」という組み合わせでのコミュニケーションにすることでやり取りが格段にスムーズになったので、Gyazo Proを利用するようになりました。

その後、画像にパスワードをかけて共有したいというニーズが出てきた頃に、ちょうどGyazo Teamsがリリースされましたので、早速契約することにしました。

――Gyazo Teamsをどのように活用されているのでしょうか?

エンジニアチームでは、機能要求や不具合の伝達、完了報告に活用しています。利用前までは、不具合を伝えるのに「これ直して」では伝わりませんので、文章にして説明する必要がありました。文章作成に時間を要する上、文章だけでは伝わらずに口答補足を要する、不具合を再現しようにもなかなか再現されないなど、事象の共有に時間を費やすばかりか、伝わらないことがストレスにもなっていました。

Gyazo Teamsを利用すると、不具合の箇所をキャプチャーして、注目してほしい箇所に矢印をつけるのみなので、伝達のための時間が大幅に削減されましたし、動画での再現説明も簡単になり、チーム間のストレスも軽減されました。

――たしかに、意図がスムーズに伝わるとストレスが生まれませんね。

効率化の面では、ディレクターを中心にWebシステムの開発における顧客との仕様確認にも活用しています。仕様を顧客に確認してもらうために仕様書を作成すると大変です。当社では効率化するために、画面イメージをGyazo Teamsでキャプチャーし、メールにGyazoのURLを貼りつけています。この方が、ワードやエクセル等で保存した画像を貼りつけて補足説明していくよりも圧倒的に早く確認作業が行えます。

また、これを行う上では、Gyazo Teamsのパスワード機能が助かっています。顧客の仕様情報を誰でも見れてしまうわけにはいきませんから、パスワード設定して顧客だけが閲覧できるようにしています。

――そのやり方で顧客は十分に実現イメージを確認できそうですね。

このやり方は、「コミュニケーションは簡略化されるが、情報量は増える手段」だと思っています。伝えるためのやりとりの時間を最小化し、その分、具体的なイメージが湧くように画像でしっかり伝えることが重要です。

そうすることで、顧客に仕様を伝えるのに2往復していたメールのやり取りが、1往復で済むようになるなどの効果も生まれます。

営業時の顧客要望の解釈ミスもなくなる

――他部門でもGyazo Teamsを利用していますか?

カスタマーサポート部門ではユーザーからの質問への回答に重宝しています。ユーザーの質問の多くは同じような内容なので、なるべくサポートサイトに記事をアップをして、そのURLを返信するようにしています。記事を新規にアップする際には、Gyazoで操作画面のキャプチャーして、テキストを少し追記すると簡単に記事が追加できるようにしています。

他の画像キャプチャーツールだと、画面を切り抜いて画像としてPCに保存して、それをメールに貼り付けてという手順になり、ひと手間かかります。このひと手間を省くだけで、カスターサポートの返信に対する心理的負担が減るという効果もあります。

また、営業部門でも利用しています。営業の場面では、「日本語の表記揺れ」が問題になることがあります。

例えば、弊社主力サービスのRCMSで、「テンプレートを用いてサイトを作成する機能がありますか?」と聞かれたら、単純に「もちろんあります」と答えるのは危険です。

テンプレートと言っても、何をテンプレートという言葉でイメージしているのか、どのようなデザインを期待しているか等、テンプレートという言葉の解釈は人によって大きく異なります。その解釈ミスを避けるために、Gyazoでキャプチャーして「このようなやり方や見栄えの機能で実現できます」というような説明をするようにしています。

英語への抵抗感が減り、相手への思いやりになる

――各チームでGyazo Teamsが活躍していて嬉しいです。

導入のきっかけになったように、英語でのコミュニケーション負荷の軽減は重要です。日本とマレーシア・インドで連携して業務を進めますので、英語によるコミュニケーションは日々発生しています。日本人スタッフにとって、英語を読むこと自体はそれほど抵抗はありませんでしたが、英文で説明するには大きな苦労があります。

Gyazo Teamsがあれば、例えば要望を英語で伝える場合に、画面をキャプチャーして矢印をつけて英文で「これを見て」と書くだけで済みますので、英文作成の苦労は大きく減ります。

それと、多国籍な環境では画像共有の積極的な活用は「相手への思いやり」にもなると思います。海外拠点との開発で海外スタッフが真面目に仕事をしないなどの問題が発生しているという話をよく聞きます。しかし、それは相手を理解しようとする努力が足りていないと思います。基本的には彼らは彼らなりに一生懸命仕事をしています。

例えば、よくあるパターンでは、海外スタッフが機能開発を完了したと報告してきたのに、それが想定通り動作しないために、日本側で開発やテストをしっかりしていないのではないかと疑心暗鬼になります。そして、そのような扱いをされた海外スタッフも頭ごなしに仕事を否定されるなど気分を害し相互不信になっていることがよくあります。原因は様々ですが、大体がコミュニケーションロスによる問題です。

機能テストの実施の様子をGyazoで動画としてキャプチャーしておけば、なにをもって機能の開発が完了したと考えているのか、どこに認識の齟齬があったのかがすぐに明確になります。

その上で、仕様が理解されていなかったのか、テストが甘いのかなど的確に指示ができるようになります。

日本側でもそういったコミュニケーションロスを積極的に埋める努力をすること、相手を認めること、相手に情報をしっかり伝えることが仕事上での「思いやり」だと思っています。

――Gyazo Teamsが「思いやりを醸成する手段」とまで言われるとは思いませんでした。このようにGyazo Teamsは全社で広く浸透していますが、利用浸透はスムーズだったのでしょうか?

割とスムーズでしたが、最初は私を含めて主要メンバーが利用するよう強く働きかけました。ツールは本人が納得して使うべきなので、他の画像キャプチャーツールを利用したい人には他ツールの使用も許容していました。ただ、Gyazo Teamsが社内で使われだすと、画像を受け取った側がツールの便利さに気づいてツールを使い出すという流れになりましたので、浸透までそれほど時間はかかりませんでした。

今後は海外展開とともに海外スタッフがますます増加しますので、ストレスのない効率的なコミュニケーションを支える手段として引き続きGyazo Teamsに期待しています。

ご不明な点はお問い合わせください

Gyazo Teamsは最高のユーザー体験をご提供するために、弊社カスタマーサクセスチームと連携しています。質問・ご意見などがあれば、弊社担当までお問い合わせください。