プロジェクト管理ツールにおける作業の二度手間を解消!SINAPのGyazo Teams活用

ビジネスの立ち上げから制作、そして継続的発展をトータルでサポートするクリエイティブ・カンパニー、株式会社シナップ(以下、シナップと表記)。

Webサイトやアプリの制作といったクライアントからのオーダーに対して、ただデザイナブルなものを作るのではなく、根本的な課題解決に寄与することが同社のポリシー。UXデザインプロセスを用いて、顧客理解やクライアントのビジネス理解に多くの時間を使い、常に最適なアウトプットの創出を目指しています。

そんな同社は制作における社内外のスケジュール管理やタスク管理のためにプロジェクト管理ツールを導入。それに加えて2016年に世界最大のスクリーンショット共有クラウドサービス「Gyazo Teams」を導入しました。

いったいどのようにしてGyazo Teamsの採用に至ったのでしょうか。また、プロジェクト管理ツールと併用したGyazo Teamsの使い方とは?

今回はシナップのディレクター、三国翼様とデザイナーの久保田さや佳様にお話をうかがいました。

株式会社シナップ ディレクター 三国翼様

株式会社シナップ デザイナー 久保田さや佳様

MacのスクリーンショットからGyazo teamsに移行。説明不要の使いやすさと良心的な価格が導入の決め手に

—— まず御社がGyazo Teams導入したきっかけを教えていただけますか?

三国「最初は僕がプライベートでGyazoを使い始めたんです。“魚拓をとる”みたいな感覚で、残しておきたい画面をスクリーンショットで保存していました。使っているうちに、画像をオンラインで瞬時に共有できる手軽さは仕事でも有効だろうと注目するようになりました。」

—— 最初は三国さんがお一人で使っていて、そこから他の社員さんに広めていったということですか?

三国「そうですそうです。地道に普及活動をしていきました。」

久保田「私は以前Macのスクリーンショットを使っていましたが、三国から『スクリーンショットをクラウドで共有できる便利なツールがあるよ』と教えてもらって使い始めました。」

—— チーム内への浸透はスムーズでしたか?

三国「そうですね。説明不要でただただ使いやすいのですぐに浸透していきました。あっという間にチームの必須ツールになっていった感じです。」

久保田「うちの代表も使っていたみたいで、周囲の評判も良く、最初から安心感がありました。他社さんのツールも試して比較・検討はしましたが、良心的なお値段も決め手になって全社のメールアカウントでGyazo Teamsを登録するに至りました。」

あらゆる職種で重宝。Gyazo Teamsは日々の仕事で欠かせないツール

—— 現在どのような職種の方がGyazo Teamsを利用していますか?

三国「職種に関わらず、ディレクターやデザイナー、エンジニアなど、全社員のメールアカウントで利用できるようになっています。管理画面を開くとアカウントごとにスクリーンショットを撮った枚数がわかるんですけど、最近チェックしてみたら僕が1672枚で久保田が1474枚と2人揃ってヘビーユーザーでした。(笑)あとは他の人間が3桁くらいという使用状況です。」

—— どんなシーンで利用することが多いですか?

三国「僕は社内やクライアントとのやりとりの中で、テキストでの説明を省き、画像で視覚的に見せて完結するような場面でGyazo Teamsを使っています。例えば提案書や説明資料の一部を確認してもらう時とか。PDFよりも簡易的だし、大きく画面表示してスクリーンショットを撮れば、相手はリンク先から大画面で詳細を確認できます。」

久保田「私はデザイナーとして、制作中のWebページやアプリなどのデザインの修正点などを社内で共有したり、クライアントに提案する時などによく使っています。スクリーンショットを撮った画像にコメントを入れることもできるので、より具体的に変更内容を共有できてミスコミュニケーションは起こりにくいです。今ではGyazo Teamsは日々の仕事でなくてはならないツールになっていますね。」

Gyazoリンクを利用することで作業の二度手間が解消。データ容量を気にしない無限のストレージも快適

—— Gyazo Teamsを導入することでどのような効果がありましたか?

三国「僕らはプロジェクトを進める際、プロジェクト管理ツールを利用して、社内向けと社外向けで2つプロジェクトを立ち上げます。この時、各プロジェクトで同一の指示をする場合でもプロジェクトごとにコメントを書いたり、補足の資料をアップロードしたりと、二度手間が発生していました。しかし、Gyazo Teamsを使ってスクリーンショットにコメントを入れた指示書を作成すれば、リンクを2つのプロジェクトに書き込むだけ。作業は格段に楽になり、工数削減にもつながりました。オンラインで画像を瞬時に共有する快適さはかなり画期的です。」

久保田「それに私たちが使っているプロジェクト管理ツールは添付できる画像の容量に制限があるので、以前は残りの容量を気にしながら、時には過去のデータ整理をしたり、余計な工数がかかっていました。Gyazo  Teamsは半永久的に画像が保存できてなおかつ容量も無制限なのでとても助かります。今ではプロジェクト管理ツールのデータを圧迫せず、Gyazo Teamsで気軽に画像を使った指示出しやコミュニケーションが行えるようになりました。」

三国「それから、実は最近気が付いたんですけど、Gyazo  Teamsのコメント機能や画像編集機能が意外と多機能で使いやすいです。文字を太くしたり、文字の色を変えたり、モザイク加工で情報をマスキングできたり。Gyazo Teamsの特徴というと、スクリーンショットを撮影してからクラウドに自動でアップロードしてリンクが生成されるまでのスピード感や、容量が無制限という点で注目を集めがちですが、実は編集においても高機能です。まだまだ僕も使いこなせていない、知らない機能がたくさんあるのではないかと思います。」


—— 最後に、今後Gyazo  Teamsを期待することがあれば教えてください。

三国「すごく具体的なことなんですけど……画像に注釈のコメントをつけるとき、後からコメントを修正するとリンク先のURLが変わってしまいますよね。時には相手にURLを共有した後でコメントを追加したり修正したりすることもあるので、その都度URLが新しく発行されるのではなく、「再編集」のような感覚でURLが変わらずに修正ができるようになるとより良いですね。それから、Gyazo  Teamsはどんどん新しい機能が追加されて、以前よりも確実に使いやすくなっていると思います。私たちユーザーが知らない機能もあるので、ぜひバージョンアップした時は通知で知らせるなど、情報発信に力を入れてもらえると嬉しいです。」


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